Slik signerer du dokumenter

Elektroniske signaturer, som har vært lovfestet i mange land (inkludert USA, Canada og Europa) siden tidlig på 2000-tallet, er like gyldige som tradisjonelle papirsignaturer. Du trenger ikke å besøke regnskapsførerens kontor eller sende dokumenter i posten - det er bare å signere dokumenter direkte i kundeportalen. I denne artikkelen forklarer vi hvordan.

Dekkes her:

E-signering av firmaforberedte dokumenter

Følg disse trinnene for å gjennomgå og signere et dokument:

1. Gå til kategorien Dokumenter på sidene Hjem og Dokumenter for å finne dokumenter som venter på underskrift.

2. Åpne et dokument som skal signeres. Når du mottar signaturforespørselen for første gang, leser du informasjonen om elektroniske signaturer, samtykker i å bruke e-signaturer, merker av i boksen og klikker på Fortsett.

2. Klikk på Start-knappen lengst til høyre for å starte signeringen av dokumentet.

Hvis dokumentet krever en QES/AdES, er flyten annerledes. Les avsnittet nedenfor. 

3. Gå gjennom innholdet, og klikk deretter på feltene for å e-signere der du blir bedt om det. En felterå fylle ut-teller øverst hjelper deg på vei. Du trenger bare å skrive inn signaturen og initialene dine én gang, så brukes de på alle senere dokumenter.

4. Klikk på Neste for å markere neste felt. Merk: Du kan ikke signere et dokument før alle feltene er fylt ut.

5. Når alle feltene er fylt ut, klikker du på Fullfør. Hvis det ble bedt om KBA, se avsnittet nedenfor.

Nekter å signere dokumentet elektronisk

Vil du ikke signere? Klikk på de tre prikkene øverst til høyre i dokumentet og velgRefuse to sign, og bekreft deretter ved å klikke på Opt-Out of Electronic Signature. Ta kontakt med firmaet for å diskutere andre alternativer.

Redigere e-signaturen din

Når du har signert og parafert et dokument, brukes e-signaturen og initialene dine i påfølgende dokumenter når du klikker på de obligatoriske feltene.

Hvis du vil redigere initialene eller signaturen din, klikker du i ønsket felt, gjør endringene og trykker deretter på Sett inn.

Slå på Sett inn overalt hvis du vil oppdatere signaturen eller initialene overalt i dokumentet.

Legge til en håndskrevet signatur

Det er ikke alle som godtar maskinskrevne signaturer, men du kan alltids lage en håndskrevet signatur:

1. Klikk på feltet Min signatur eller Initialer .

2. Bytt til fanen Tegn , og signer deretter med fingeren på musematten eller med musen.

3. Klikk på Sett inn.

Hvis du vil gjøre om signaturen, klikker du på Clear mens du redigerer og signerer på nytt.

E-signatur med kunnskapsbasert autentisering (KBA)

KBA eller kunnskapsbasert autentisering er den identitetsbekreftelsesprosessen som myndighetene IRS krever for å signere skjema 8879 elektronisk.

Hvis regnskapsføreren din har bedt om KBA, fyller du ut alle signaturfeltene som beskrevet ovenfor, og klikker deretter på Fullfør med KBA inne i dokumentet. Svar på spørsmålene for å bekrefte identiteten din, og klikk deretter på Fullfør. Du får to forsøk på KBA og må svare riktig på minst tre av fem spørsmål.

KBA er bare mulig med et personnummer (SSN) - ikke ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN-nummer utstedes til enkeltpersoner kun for skatteformål. ITIN er ikke ment å brukes som identifikasjon for å få kreditt. Kreditsystemer vil ikke gjenkjenne dem som noe annet enn et feilaktig SSN, så de kan ikke brukes til KBA.

Du vil se et varsel øverst på siden når dokumentet er signert.

De kunnskapsbaserte autentiseringsspørsmålene (KBA) genereres fra offentlige databaser og signatarens økonomiske historikk. For å gjøre KBA til en pålitelig metode for å verifisere identitet og beskytte konfidensielle data, er det bygget inn ulike sikkerhetstiltak i KBA-prosessen. Disse sikkerhetstiltakene kan av og til hindre enkelte underskrivere i å fullføre en KBA. I sjeldne tilfeller er informasjonen i de offentlige databasene feil, og underskriveren er ikke i stand til å gi matchende svar. Ulike KBA-studier indikerer at den gjennomsnittlige suksessraten for KBA ligger på rundt 90 %.

Noen av grunnene til at underskrivere kanskje ikke kan fullføre KBA-prosessen er (men er ikke begrenset til):

  • En nygift skattyter hvis offentlige registre bruker pikenavn og tidligere adresser.
  • Opplysningene i offentlige registre kan være feilaktige, og det er ikke sikkert at programvaren vår kan matche disse opplysningene i avkastningen.
  • Informasjonen i de offentlige databasene kan være feil, og det kan hende at kunden din ikke kan svare på disse spørsmålene.
  • Unge kunder eller kunder som nylig har flyttet til USA, er kanskje ikke gode kandidater for Form 8879 eSign, siden det ikke er mulig å få til en vellykket KBA hvis de har begrensede offentlige registre.

Håndtering av SSN-verifiseringsfeil for KBA 

Hvis du får feilmeldingen: " Dessverre er det ingen spørsmål tilgjengelig for å verifisere identiteten din for det oppgitte personnummeret", betyr det at KBA-leverandøren ikke kunne samle inn nok data fra kredittopplysningsbyråer eller offentlige registre til å lage det nødvendige settet med fem spørsmål basert på det oppgitte personnummeret. Dette skjer vanligvis når den økonomiske aktiviteten din ikke har vært omfattende nok i offentligheten til å generere verifiseringsspørreskjemaet.

Foreløpig finnes det ingen direkte løsning på dette problemet. Hvis du vil levere en kompatibel e-signatur eksternt, kan det hende du må følge disse trinnene:

  1. Skriv ut de nødvendige skjemaene.
  2. Signer de trykte skjemaene for hånd.
  3. Skann de signerte skjemaene inn i systemet.

Denne prosessen gjør det mulig for deg å levere signaturen din samtidig som du overholder de nødvendige samsvarsstandardene, til tross for SSN-verifiseringsfeilen.

E-signatur med kvalifiserte og avanserte elektroniske signaturer (QES/AdES)

Kvalifisert elektronisk signatur (QES) sikrer samsvar med de høyeste standardene for elektroniske signaturer, og oppfyller kravene fra europeiske reguleringsorganer (eIDAS). QES har samme juridiske verdi og virkning som en håndskrevet signatur.

Avansert elektronisk signatur (AdES) fungerer på samme måte som QES og følger samme prosess i kundeportalen. Men i motsetning til QES bruker AdES ikke et kvalifisert sertifikat for å verifisere signatarens identitet. Derfor anses AdES generelt for å være mindre juridisk bindende enn QES.

Hvis firmaet ditt har aktivert QES/AdES, vil du bli varslet om at dokumentet krever en QES/AdES og at du må bekrefte identiteten din før du signerer.

Når du klikker på knappen Signer dokument:

  1. Velg landet ditt fra rullegardinmenyen.
  2. Velg en autentiseringsleverandør og følg autentiseringsprosessen.

Avhengig av hvilken leverandør du har valgt, kan du bli bedt om å bruke ditt personlige identitetsnummer, leverandørens nettsted eller app.

Hvis du vil vite mer om autentiseringsprosessen for den valgte leverandøren, klikker du på lenken nederst på siden Velg land og autentiseringsapp .

Når dokumentet er signert, vil du se signaturstempelet nederst i dokumentet:

Dokumentet venter på e-signatur, men det er ingen signaturfelt.

Hvis et dokument venter på signering, men det ikke er noen felter for e-signatur, trenger du enten ikke å signere det, eller du må få tilgang til den samme kontoen fra en annen e-postadresse (for mer informasjon, se her). 

Noen ganger trenger en regnskapsfører signaturer fra begge kontobrukerne (f.eks. ektefeller) eller bare én. Hvis det ble bedt om en signatur fra den andre brukeren, og vedkommende ikke har signert ennå, vil du ikke se noen e-signaturfelt på din side. Dokumentet forblir i avventende e -signatur status til den andre brukeren har signert.

Hvis du og ektefellen din bruker samme datamaskin for å få tilgang til TaxDome og lagre påloggingsinformasjonen, er det viktig å håndtere dokumentsignaturer riktig for å unngå forvirring. Vanligvis legger firmaer til et signaturfelt for hver person og sender dokumenter i henhold til dette. Men hvis en av dere logger inn med den andres lagrede påloggingsinformasjon, signerer dokumentet og lagrer det, kan det hende at den andre ikke ser signaturfeltet når han/hun logger inn, og det kan være forvirrende. For å løse dette kan du logge inn på riktig konto og signere det manglende signaturfeltet. Dette bidrar til å holde ting organisert og oversiktlig for dere begge.

Svarte dette på spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingen Det oppstod et problem med å sende inn tilbakemeldingen din. Vennligst prøv igjen senere.